Por que encomendas ficam retidas na alfândega — o que fazer e como agilizar

Entregas retidas na alfândega: causas, diagnóstico e procedimentos recomendados

O processo de importação envolve etapas administrativas e fiscais que, quando não cumpridas corretamente, resultam na retenção de mercadorias em zonas aduaneiras. Entender as causas mais frequentes e as ações corretas reduz tempo, custos e risco de multas. Abaixo apresentamos um panorama técnico e prático para pessoas físicas, e-commerces e áreas de logística.

1. Principais motivos de retenção

As razões mais comuns que levam à retenção incluem: documentação incompleta ou inconsistente (fatura comercial, conhecimento de embarque, comprovantes de pagamento), classificação fiscal incorreta (NCM), problemas na declaração de valor, mercadorias sujeitas a licenciamento prévio (ANVISA, MAPA, Inmetro) sem autorização, suspeitas de infração fiscal ou necessidade de fiscalização física por questão de segurança.

2. Diagnóstico inicial: como identificar o motivo exato

Ao receber a notificação, registre o número do processo e consulte o Recinto Alfandegado ou o portal de rastreio do operador logístico responsável. Solicite a cópia do documento de retenção (com os fundamentos legais) e confirme a lista de documentos pendentes. Ter clareza sobre o item exato — se há divergência de valor, falta de licença ou erro de NCM — permite priorizar ações.

3. Documentos frequentemente exigidos

• Fatura comercial (commercial invoice) com dados consistentes;
• Conhecimento de embarque (bill of lading / airway bill);
• Comprovante de pagamento/transferência internacional;
• Licenças e certificados específicos (ANVISA, MAPA, Inmetro, etc.);
• Procuração quando despachante age em nome do importador;
• Notas fiscais complementares e documentos de conformidade técnica quando aplicável.

4. Estratégias para acelerar a liberação

Contrate um despachante aduaneiro experiente, corrija imediatamente inconsistências documentais, forneça provas de origem e valor quando solicitado e, quando aplicável, protocole pedidos de reexame dentro do prazo. Em casos de mercadorias reguladas, obter previamente o licenciamento reduz a chance de retenção.

5. Custos e responsabilidades

A permanência da mercadoria em recinto implica armazenagem e possíveis multas. Verifique contratos de transporte para entender responsabilidades entre remetente, transportador e destinatário. Em operações comerciais, ter cláusulas claras sobre risco, seguro e desembaraço pode evitar litígios.

6. Prevenção — boas práticas para importadores

Padronize processos: checklist documental por produto, treinamento sobre classificação fiscal e controle de fornecedores. Para e-commerces, integrar sistemas para preencher corretamente faturas e declarações reduz erros humanos. Realize due diligence de fornecedores para garantir conformidade com requisitos técnicos e de rotulagem.

7. Casos complexos e recursos administrativos

Quando há autuação ou retenção por infração, é possível apresentar defesa administrativa e recursos. A documentação técnica que justifique classificação, valor ou finalidade da mercadoria é fundamental. Em casos de embargo por questões sanitárias, atue com assessoria técnica especializada para cumprir exigências com agilidade.

Conclusão

Retenções na alfândega são frequentes, mas raramente irreversíveis. Diagnóstico rápido, documentação correta e parceiros especializados (despachantes, assessoria fiscal e aduaneira) aumentam significativamente a probabilidade de liberação célere. Se precisar, nossa equipe pode avaliar o caso e orientar os próximos passos.